PROJE YÖNETİMİ

Başarılı bir proje planı uygulamak için Proje Yönetim Planının nasıl oluşturulacağına ve Proje Ekibinin güvenle nasıl yönlendireceğine ilişkin bu 6 adım izlenerek başarılı projeler ortaya çıkmaktadır.
 

Adım 1: Paydaşların Belirlenmesi ve Tanışma
Paydaş, proje planının sonuçlarından etkilenen herkesdir. Bu proje yönetcileri ile beraber müşterileri ve son kullanıcıları da içerir. Proje planını oluştururken tüm paydaşlar tanımlanır.

İhtiyaçları ve beklentileri tartışmak ve proje kapsamı, bütçesi ve zaman çizelgesi için temeller oluşturmak üzere proje sponsorları ve kilit paydaşlarla görüşmeler yapılır.

Ardından, proje kapsamı ayrıntılarını sonlandırmak ve kaydetmek, herkesi aynı sayfaya almak ve iletişimsizlik olasılığını azaltmak için bir "Kapsam Bildirimi" (Scope Statement) belgesi oluşturulur.

Özellikle maliyet kontrolü, sürecin bu aşamasında kritik bir öneme sahiptir.

İstenen temel faydaları belirlemek için paydaşların belirtilen ihtiyaçlarının ötesine de bakılır. Bu faydalar, projenin gerçekleştirmesi gereken hedeflerdir.

 

2. Adım: Hedef Belirleme ve Önceliklendirme
Paydaş ihtiyaçları listesi ortaya çıktıktan sonra, bunlar önceliklendirilir ve proje hedefleri belirlenir.

Bunlar, proje hedeflerini veya gerçekleştirmesi umulan metrikler ve avantajların özetidir.

Hedefleri ve ele alınan paydaş ihtiyaçları proje planına yazılır ve açıkça paylaşılır.

Öncelik verme konusunda hedefler aciliyete ve önemine göre sıralanır.

 

 

3. Adım: Proje Çıktılarını Tanımlama
Projenin hedeflerine ulaşmak için gereken çıktıları ve proje planlama adımları belirlenir. 

Ardından, proje planınında teslim edilebilecek her bir çıktı için teslim tarihleri tahmin edilir. (Bir sonraki adımda bu tarihler netleştirilebilir.)

Önemli süreler ve teslimatlar için sağlam kilometre taşları (milestomes) belirlenir. Zamanında görevleri tamamlamak ve paydaşları mutlu etmek için çalışma başladığında proje ilerlemesi takip edilir.

 

Adım 4: Proje Zamanlamasını Oluşturma
Her bir çıktıya bakılır ve her birini gerçekleştirmek için tamamlanması gereken görev serisi (task list) tanımlanır. Her görevin ne kadar zaman alacağı, gerekli kaynakları ve yürütmeden kimin sorumlu olacağı belirlenir.

Ardından, bağımlılıklar belirlenir. Diğerleri başlamadan başlaması gereken görevleri tamamlamak gerekiyor. Gantt grafiği çıktıları, bağımlılıklar ve kilometre taşları girilir.

Ayrıca, projenin mevcut durumuna ilişkin özet bir genel bakış için nasıl bir proje yönetim raporu yazılacağı belirlenir.

Tüm ekip planlama sürecine dahil edillir. İşi yapan insanlar, görevlerin nasıl yapıldığına, ne kadar süreceklerine ve bunlarla başa çıkacak en iyi kişinin kim olduğuna dair önemli bilgiler edinir. 

 

 

5. Adım: Sorunları Belirleme ve Risk Değerlendirmesi 
Hiçbir proje risksiz değildir. 

Öngörülemeyen durumlar, tatil planları ,uluslararası bayramlar ve yoğun dönemleri gözönüne almak gerekir.

Projedeki risklerin nasıl yönetileceği ve belirli risklerin ortaya çıkmasını önlemek ya da olumsuz etkilerini sınırlamak için atılacak adımlar dikkate alınır. Bir risk yönetimi stratejisi geliştirilir.

 

 

Adım 6: Proje Planınım Paydaşlara Sunumu
Planının paydaşların beklentilerini nasıl karşıladığı açıklanır.

Ardından, roller belirlenir.

Proje Planı oluşturulduktan sonra artık ilk proje başlangıç ​​toplantısı (kick-off) planlanarak işe başlanır.